Lieferantenmanagement

{ GRI 102-9, 204-1, 308-1, 308-2, 414-1, 414-2 }

Für die Alperia-Beschaffungen auf zentraler Ebene ist die Abteilung Beschaffungswesen zuständig, die versucht, möglichst lokalen, umweltfreundlichen und sozialverantwortlichen Beschaffungen den Vorrang zu geben.

Risikomanagement

RisikoManagementmethode
Risiko in Bezug auf die nicht erfolgte Identifizierung von spezifischen Kriterien/Voraussetzungen, um möglichst lokale und nachhaltige Beschaffungen für den Betrieb zu garantieren, sowie Risiko in Bezug auf die nicht angemessene Auswahl der Lieferanten.Um dazu beizutragen, die lokale Wertschöpfung zu fördern und Rohstofflieferanten zu wählen, die für unseren Geschäftsbetrieb geeignet sind, setzen wir uns das strategische Ziel, unsere Beschaffungen möglichst lokal und in ökologischer und sozialer Hinsicht nachhaltig zu tätigen. 100 % unserer Lieferanten werden einer Beurteilung nach Umwelt- und Sozialkriterien unterzogen. Um diese Ziele zu erreichen, die wir uns bei der Auswahl neuer Lieferanten auf Basis von Umwelt- und Sozialvoraussetzungen gesteckt haben, setzen wir das System BravoSolution um und bewerten die Aufnahme von Nachhaltigkeitskriterien nach Warenkategorien (hohe, mittlere, niedrige Kritikalität).
Risiko in Bezug auf ein möglicherweise unkorrektes ethisches Verhalten seitens der Lieferanten.Um das Risiko einer mangelhaften Transparenz beim Verfahren zur Auswahl der Lieferanten insbesondere hinsichtlich der aktiven/passiven Korruption zu vermeiden, engagieren wir uns dafür, ein verantwortungsvolles Management der Lieferkette mit der Prüfung von Ehrbarkeit, Professionalität, fachlicher Eignung sowie Reputation der Lieferanten zu garantieren. Um zudem das Risiko eines nicht korrekten ethischen Verhaltens seitens Lieferanten, Mitarbeitern, Kunden und sonstigen Stakeholdern abzuwenden, enthalten die Allgemeinen Vertragsbedingungen auf Gruppenebene eine Klausel bezüglich der Wahrung der Menschenrechte.

2019 hat Alperia stark in die Nachhaltigkeit im Beschaffungsprozess investiert und dieses Kriterium in seine Ausschreibungen integriert. Was die Herkunft der Beschaffungen betrifft, wurden die 2019 von Alperia aufgegebenen Bestellungen zu 62 % von in Südtirol ansässigen Lieferanten gedeckt (2018 waren es 60 %). Die Beauftragung von lokalen, zu den Geschäftsbedürfnissen passenden Lieferanten ist für Alperia eine Möglichkeit, auf konkretem Wege zur Landeswirtschaft beizutragen. Insbesondere beträgt der Anteil der lokal beschafften Produkte und Dienstleistungen 35 % an den getätigten Gesamtausgaben (2018 waren es 27 %). Diese setzen sich folgendermaßen zusammen: 

  • Herkunft der Lieferanten von Werken: 2019 42 % lokal (2018 36 %);
  • Herkunft der Dienstleister: 2019 39 % lokal (2018 22 %);
  • Herkunft der Produktlieferanten: 2019 18 % lokal (2018 19 %).

herkunft von lieferanten

Das Gesamtvolumen der Bestellungen von Alperia ging von 197 Mio. im Jahr 2018 auf knapp 169 Mio. im Jahr 2019 zurück. 60 Mio. entfielen dabei auf lokale Lieferanten, was einer Steigerung von 53 Mio. gegenüber dem Vorjahr entspricht. Alle Lieferanten werden einer Beurteilung nach Umwelt- und Sozialkriterien unterzogen. 

Es ist darauf hinzuweisen, dass die meisten der von Alperia getätigten Beschaffungen das Kerngeschäft der Gruppe betreffen. Es handelt sich somit um technisches Zubehör (Kabel, Transformatoren, Turbinen usw.) sowie Rohstoffe (Erdgas, Holz, Öl, Schmiermittel und Chemikalien für die Stromproduktion, den Stromvertrieb und die Fernwärme). Büromaterialien stellen einen geringeren Anteil gegenüber dem Gesamtvolumen der Einkäufe dar. 

Alle Alperia-Lieferanten müssen die Grundsätze des Ethikkodex der Gruppe akzeptieren und fördern, ausgehend von der Wahrung und dem Schutz der Menschenrechte (eine entsprechende Klausel ist in allen Ausschreibungen und allen von der Abteilung Beschaffungswesen verwalteten Bestellungen enthalten), der Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz sowie der Achtung von Umwelt und Nachhaltigkeit. Um die Beschaffungsverfahren nach diesen Kriterien zu fördern, wurde im Lauf des Jahres 2019 ein neues Organisationssystem implementiert, durch welches die von den Lieferanten geforderten und eingegangenen Informationen aufgezeichnet und rückverfolgt werden können: Modell 231, Eintragung in die White List in Übereinstimmung mit den Bestimmungen des Antimafiagesetzes und vohandene Zertifizierungen. 

Darüber hinaus wurde zum Management der Ausschreibungen das System BravoSolution implementiert, mit dem die Dokumentenverwaltung mit den Lieferanten effizienter gestaltet werden konnte. 

Um sicherzustellen, dass sich die Lieferanten an präzise Umwelt- und Sozialstandards halten, setzt Alperia die folgenden Instrumente ein: 

  • Lieferantenverzeichnis: 2017 richtete Alperia ein strukturiertes Lieferantenverzeichnis ein. Um in das Verzeichnis aufgenommen zu werden, müssen die Lieferanten einen Fragebogen ausfüllen und die in bestimmten Bereichen (wie Sicherheit am Arbeitsplatz) durchgeführten Maßnahmen dokumentieren. Um sich für 3 Jahre zu qualifizieren, müssen die Lieferanten nachweisen, dass sie spezifische Sozial-/Umweltbescheinigungen besitzen (z. B. SO 14001, OSHAS 18001, EMAS) oder gleichwertige Maßnahmen umsetzen. Das Verzeichnis wird kontinuierlich aktualisiert und wurde 2019 durch weitere Anforderungen ergänzt.
  • Ausschreibungen: Bei Ausschreibungen, welche Lieferungen für die Gruppe betreffen, setzte Alperia einen Prozess zur Bewertung der produktspezifischen Mindestnachhaltigkeitsanforderungen fest. 2019 wurde zudem eine Checkliste für Verträge implementiert, welche der Beschaffungsanfrage beigefügt wird. Diese enthält sowohl Elemente bezüglich des Managements der Ausschreibung als auch bezüglich der Erstellung des Vertrags.
  • Vendor Rating System: Das Vendor Rating System ist ein Instrument, welches die Qualität der Lieferanten garantiert und das Ausfall- und Abhängigkeitsrisiko auf ein Mindestmaß reduziert. Gemäß dem System wird die Zusammenarbeit mit strategisch wichtigen Lieferanten intern auf der Grundlage eines Standardfragebogens bewertet, in dem die Servicequalität und die Qualität der erbrachten Dienstleistung, das Sicherheitsniveau und das Niveau der Umweltnachhaltigkeit berücksichtigt werden. Anhand all dieser Kriterien können die Leistungen der einzelnen Lieferanten bewertet werden. Diese Anwendung wird durch die Einführung einer entsprechenden Software implementiert.
  • Lieferantenaudits: Für jeden mit einem neuen Lieferanten abgeschlossenen Vertrag kann Alperia ein Audit durchführen. In diesem Rahmen werden die erhaltenen Informationen geprüft und Besuche und Gespräche vor Ort durchgeführt. 

Alperia setzt zudem mehrere Maßnahmen um, um die Nachhaltigkeit des Verbrauchs an seinen Standorten zu verbessern. Nachdem in den Betrieben bereits Kunststoffwasserflaschen abgeschafft und durch Wasserspender aus Glas ersetzt wurden, werden nun die Kaffee- und Snackautomaten mit Bioprodukten und Erzeugnissen aus fairem Handel bestückt. Diese Maßnahmen sorgen für ein gesteigertes Bewusstsein der Mitarbeiter in Bezug auf Nachhaltigkeitsthemen und können konkret zur umweltfreundlichen Entwicklung der Gruppe beitragen. 

Vendor Rating System

Hat der Lieferant in der Angebotsphase benachteiligende Klauseln für die Alperia Gruppe eingefügt? Wurden Vertragsstrafen verhängt? Wurde der Vertrag durch Verschulden des Lieferanten aufgehoben? Wurden die Rechnungen innerhalb der vereinbarten Fristen erstellt? Wurden die Maschinen den für die Erbringung der Leistungen geforderten Standards gerecht? Und haben sie die Vorgaben der geltenden gesetzlichen Bestimmungen in puncto Sicherheit erfüllt? Wurde mit Sicherheitsnotfällen angemessen umgegangen? Hat der Lieferant die Abfälle im Einklang mit den geltenden gesetzlichen Bestimmungen bewirtschaftet? Hat er geeignete Maßnahmen ergriffen, um die Umweltbelastung zu reduzieren? Tragen die Beziehungen zum Lieferanten dazu bei, einen Wert für Südtirol zu schöpfen? Das sind einige der vom Vendor Rating gestellten Fragen, um sicherzustellen, dass die Lieferanten den von Alperia geforderten Parametern besonders im Hinblick auf die wirtschaftliche, soziale und ökologische Nachhaltigkeit gerecht werden.

Strategisches Ziel: Wir sind bestrebt, unsere Beschaffungen möglichst lokal und in ökologischer und sozialer Hinsicht nachhaltig zu tätigen.

Operative Ziele2019 durchgeführte
Maßnahmen
2019 geplante
Maßnahmen
(Neue)
Fristen
KPIZielwertWert 2019

100 % der Kaufverträge und die Allgemeinen Vertragsbedingungen auf Gruppenebene enthalten eine Klausel zur Achtung der Menschenrechte.
Implementierung der neuen Allgemeinen Vertragsbedingungen (erreicht)Anteil der Kaufverträge, die eine Klausel zur Achtung der Menschenrechte enthalten100 %eingeführt im Mai 2019

100 % der wichtigen Ausschreibungen weisen Mindestnachhaltigkeitsanforderungen an das Produkt auf.
  • Analyse der wichtigsten Warenkategorien nach Nachhaltigkeitsaspekten
  • Durchführung eines Prozesses zur Bewertung der produktspezifischen Mindestnachhaltigkeitsanforderungen durch die anfordernden Einheiten
  • Einführung von biologisch abbaubaren Bechern und Glasflaschen
  • Einführung von Trinkwasserspendern
  • Einführung der produktspezifischen Mindestnachhaltigkeitsanforderungen für Büro- und Reinigungsmaterial
  • Aktualisierung der Checkliste PRO 204 und Beschaffungsanfragen zur Anforderung der Bewertung der produktspezifischen Nachhaltigkeitsanforderungen
  • Aufnahme der Checkliste in die neue Lieferantenmanagementplattform   
2020
(laufend)
Anteil der wichtigen Ausschreibungen, die produktspezifische Mindestnachhaltigkeitsanforderungen enthalten100 %80 %

100 % der neuen Lieferanten werden nach spezifischen Sozial- und Umweltanforderungen bewertet (z. B. Angabe der Unfälle am Arbeitsplatz)
  • Prüfung und Auswahl der in der Lieferantenliste enthaltenen Lieferanten, die je nach Warenkategorie im Besitz bestimmter Zertifizierungen sind (z. B. SO 14001, OSHAS 18001, EMAS)
 (erreicht)Anteil der Lieferanten, die auf der Grundlage spezifischer sozialer und ökologischer Anforderungen bewertet werden100 %100 %

Das Vendor Rating System enthält Nachhaltigkeitskriterien.
  • Aktualisierung des Vendor Rating System mit Aufnahme von kompletten Nachhaltigkeitskriterien, die 25 % des Ratings darstellen
 2020
(laufend)
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