Lieferantenmanagement

{ GRI 102-9, 102-10; 204-1; 308-1; 414-1, 414-2 }

Alperia verfolgt einen möglichst nachhaltigkeitsorientierten Ansatz beim Einkauf und Lieferantenmanagement.

Diese Anforderung wurde in die Ausschreibungen eingefügt. Alle Alperia-Lieferanten müssen die Grundsätze des Ethikkodex der Gruppe akzeptieren und fördern, ausgehend von der Wahrung und dem Schutz der Menschenrechte (eine entsprechende Klausel ist in allen Ausschreibungen und allen von der Abteilung Beschaffungswesen verwalteten Bestellungen enthalten), der Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz sowie der Achtung von Umwelt und Nachhaltigkeit. Alperia wendet ein Organisationssystem an, das die Aufzeichnung der von den Lieferanten angeforderten und erhaltenen Informationen ermöglicht: Modell 231, Eintragung in die White List in Übereinstimmung mit den Bestimmungen des Antimafiagesetzes und sonstige vorhandene Zertifizierungen. Für das Management von Ausschreibungen wird zudem das BravoSolution-System genutzt.
Um sicherzustellen, dass sich die Lieferanten an präzise Umwelt- und Sozialstandards halten, setzt Alperia verschiedene Instrumente ein:

  • Lieferantenverzeichnis: Um sich für drei Jahre zu qualifizieren, müssen die Lieferanten nachweisen, dass sie spezifische Sozial-/Umweltbescheinigungen besitzen (z. B. ISO 14001, ISO 45001, EMAS) oder gleichwertige Maßnahmen umsetzen. 2020 wurde das Verzeichnis weiter aktualisiert und umfasst nun über 850 zertifizierte Lieferanten.
  • Ausschreibungen: Für die Lieferungen der Gruppe erstellte Alperia einen Prozess zur Bewertung der mit dem Produkt verbundenen Mindestanforderungen an die Nachhaltigkeit und implementierte eine Checkliste für Verträge, die der Bestellanforderung beigefügt ist und sowohl Elemente für das Management der Ausschreibung als auch für die Vertragsgestaltung enthält. Für 2021 ist geplant, die Plattform für das Management von Ausschreibungen zu erweitern und auch die Bestellanforderungen einzufügen. Es wird darauf hingewiesen, dass die Bewertung oder das Einfügen von produktbezogenen Mindestnachhaltigkeitsanforderungen nicht mit einer Verfahrensverpflichtung verbunden sind.
  • Vendor Rating System: Dieses Instrument sichert die Qualität der Lieferanten und minimiert das Risiko von Verlusten und Abhängigkeiten. Gemäß dem System wird die Zusammenarbeit mit strategisch wichtigen Lieferanten intern auf der Grundlage eines Standardfragebogens bewertet, in dem die Servicequalität und die Qualität der erbrachten Dienstleistung, das Sicherheitsniveau und das Niveau der Umweltnachhaltigkeit berücksichtigt werden. Diese Kriterien ermöglichen eine Bewertung der Lieferantenleistung. Das Vendor Rating wird ab 2021 einsatzbereit sein. Mögliche Ergänzungen und/oder Änderungen am System werden im Lauf des Jahres angesichts von Feedbacks bei der praktischen Umsetzung evaluiert.
  • Lieferantenaudits: Für jeden mit einem neuen Lieferanten abgeschlossenen Vertrag kann Alperia ein Audit durchführen, in dessen Rahmen die erhaltenen Informationen bei Besuchen und Gesprächen vor Ort geprüft werden. 2020 wurden die Lieferantenaudits infolge der Pandemie ausgesetzt und werden wieder aufgenommen, sobald die Krise beendet ist.

Ab 2021 wird es möglich sein, über das gleiche Portal auf alle Angelegenheiten in Verbindung mit dem Lieferantenmanagement zuzugreifen: von den ersten Bestellanforderungen bis zur abschließenden Bewertung. Die Plattform umfasst auch die Verträge, sodass ein kompletter Überblick über den gesamten Bereich geboten wird. Das Integrationsprojekt war bereits für 2020 geplant, seine Umsetzung wurde jedoch in Erwartung der Erneuerung des Verwaltungsprogramms der ganzen Gruppe auf 2021 verschoben.
Darüber hinaus ist darauf hinzuweisen, dass einige Lieferanten während des Lockdowns die Aufnahme besonderer Vertragsklauseln zur Haftungsbeschränkung forderten (z. B. bei Verspätungen). Die Abteilung Procurement von Alperia bearbeitete alle Anfragen auf einer Fall-zu-Fall-Basis.

Für die Beschaffungen von Alperia auf zentraler Ebene ist die Abteilung Beschaffungswesen zuständig. Im Jahr 2020 betrug der Anteil der lokalen21 Beschaffungen 58 % (gegenüber 62 % im Jahr 2019). Die Inanspruchnahme lokaler Lieferanten im Einklang mit den geschäftlichen Anforderungen ist eine der Methoden, mit denen Alperia die Wirtschaft seiner Territorien unterstützt und folglich auch zur Reduzierung von transportbedingten Emissionen beiträgt. Insbesondere betrug der Anteil der lokal beschafften Produkte und Dienstleistungen 2020 36 % an den getätigten Gesamtausgaben (2019 waren es 35 %). Diese setzen sich folgendermaßen zusammen:

  • Herkunft der Lieferanten von Werken: 72 % lokal (42 % im Jahr 2019)
  • Herkunft der Dienstleister: 20 % lokal (39 % im Jahr 2019)
  • Herkunft der Produktlieferanten: 21 % lokal (18 % im Jahr 2019)

Das Gesamtvolumen der von Alperia getätigten Einkäufe betrug 169 Mio. Euro (entsprechend dem Vorjahreswert, während im Jahr 2018 197 Mio. Euro zu verzeichnen waren), wovon 60 Mio. auf lokale Lieferanten entfielen (wie im Vorjahr). Die meisten dieser Einkäufe standen im Zusammenhang mit dem Kerngeschäft der Gruppe: technisches Zubehör (Kabel, Transformatoren, Turbinen usw.) sowie Rohstoffe (Erdgas, Holz, Öl, Schmiermittel und Chemikalien für die Stromproduktion, die Stromverteilung und die Fernwärme). Büromaterialien stellen einen geringen Anteil im Vergleich zum Gesamtvolumen der Einkäufe dar. Schließlich wurden auch 2020 einige Tätigkeiten erneut durchgeführt, um die Nachhaltigkeit des Konsums an den Standorten zu verbessern, wie z. B. die Bestückung von Snack- und Getränkeautomaten mit Bio- und Fair-Trade-Produkten, die Verwendung von biologisch abbaubaren Bechern und der Einsatz von firmeneigenen Wasserspendern aus Glas anstelle von Kunststoffwasserflaschen. Darüber hinaus wurden den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Trinkflaschen aus Glas oder Aluminium zur Verfügung gestellt. All diese Maßnahmen, die auch im Intranet im Rahmen regelmäßiger Berichte seitens der HSE-Abteilung bekannt gegeben werden, tragen dazu bei, das Bewusstsein für Nachhaltigkeitsthemen zu schärfen.

Darüber hinaus enthalten die allgemeinen Geschäftsbedingungen der Verträge seit Mai 2019 eine Klausel betreffend die Achtung der Menschenrechte. Alle wichtigen neuen Verträge, d. h. Verträge, die zentral auf Gruppenebene vom Bereich Beschaffungswesen verwaltet werden und einen Wert von 100.000 Euro übersteigen, enthalten diese Klausel. Es kann jedoch noch nachhaltigkeitspolitische Verträge geben, die vor 2019 unterzeichnet wurden und diese Klausel nicht enthalten.

Vendor Rating System

Hat der Lieferant in der Angebotsphase benachteiligende Klauseln für die Alperia Gruppe eingefügt? Wurden Vertragsstrafen verhängt? Wurde der Vertrag durch Verschulden des Lieferanten aufgehoben? Wurden die Rechnungen innerhalb der vereinbarten Fristen erstellt? Wurden die Maschinen den für die Erbringung der Leistungen geforderten Standards gerecht? Und haben sie die Vorgaben der geltenden gesetzlichen Bestimmungen in puncto Sicherheit erfüllt? Wurde mit Sicherheitsnotfällen angemessen umgegangen? Hat der Lieferant die Abfälle im Einklang mit den geltenden gesetzlichen Bestimmungen bewirtschaftet? Hat er geeignete Maßnahmen ergriffen, um die Umweltbelastung zu reduzieren? Tragen die Beziehungen zum Lieferanten dazu bei, einen Wert für Südtirol zu schöpfen? Das sind einige der vom Vendor Rating gestellten Fragen, um sicherzustellen, dass die Lieferanten den von Alperia geforderten Parametern besonders im Hinblick auf die wirtschaftliche, soziale und ökologische Nachhaltigkeit gerecht werden.

Mindestumweltkriterien

Die Mindestumweltkriterien (MUK) sind für die verschiedenen Phasen des Beschaffungsprozesses definierte Umweltanforderungen, die darauf abzielen, die aus Umweltsicht beste Designlösung, das beste Produkt oder die beste Dienstleistung entlang des Lebenszyklus unter Berücksichtigung der Marktverfügbarkeit zu identifizieren. Die MUK werden im Rahmen dessen definiert, was durch den Plan für die ökologische Nachhaltigkeit des Verbrauchs im Bereich der öffentlichen Verwaltung festgelegt wurde, und wurden mit einem Dekret des Ministeriums für Umwelt, Landschafts- und Meeresschutz verabschiedet. Ihre systematische und homogene Umsetzung ermöglicht die Verbreitung von Umwelttechnologien und Produkten, die in ökologischer Hinsicht vorzuziehen sind, und erzeugt eine Hebelwirkung auf dem Markt, welche weniger auf diesen Aspekt bedachte Wirtschaftsteilnehmer dazu veranlasst, sich den neuen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung anzupassen. In Italien wurde die Effektivität der MUK dank mehrerer Rechtsvorschriften sichergestellt22, die deren Anwendung für alle Vergabestellen verbindlich machten. Neben der Verbesserung der Umweltqualität und der Einhaltung sozialer Kriterien entspricht die Anwendung der Mindestumweltkriterien auch dem Bedürfnis der öffentlichen Verwaltung, den Verbrauch zu rationalisieren und die Ausgaben möglichst zu reduzieren. Alperia sieht die MUK für all seine öffentlichen Ausschreibungen vor, die fast 80 % seiner Aufträge ausmachen.

Strategisches Ziel: Wir sind bestrebt, unsere Beschaffungen möglichst lokal und in ökologischer und sozialer Hinsicht nachhaltig zu tätigen.

Operative Ziele2020 durchgeführte Maßnahmen2020 Geplante Maßnahmen(Neue)
Fristen
KPIZielwertWert
Jahr
2020
Status
100 % der Kaufverträge und die allgemeinen Vertragsbedingungen auf Gruppenebene enthalten eine Klausel zur Achtung der Menschenrechte. Anteil der Kaufverträge, die eine Klausel zur Achtung der Menschenrechte enthalten100 %100 % 
Bei 100 % der wichtigen Ausschreibungen werden produktbezogene Mindestnachhaltigkeitsanforderungen bewertet.* Aktualisierung der Checkliste PRO 204 und der Bestellanforderungen zur Einholung einer Bewertung der produktbezogenen Nachhaltigkeitsanforderungen* Umsetzung der neuen PRO 204, die die Bewertung von produktbezogenen Nachhaltigkeitsanforderungen fordert2021Anteil der wichtigen Ausschreibungen, die produktspezifische Mindestnachhaltigkeitsanforderungen enthalten100 %100 % 
100 % der neuen Lieferanten werden nach spezifischen Sozial- und Umweltanforderungen bewertet (z. B. Angabe der Unfälle am Arbeitsplatz) Anteil der Lieferanten, die auf der Grundlage spezifischer sozialer und ökologischer Anforderungen bewertet werden100 %100 % 
Das Vendor Rating System enthält Nachhaltigkeitskriterien. -- 

21 „Lokale Einkäufe“ sind solche, die in der Provinz Bozen getätigt werden.

22 In Art. 18 des Gesetzes 221/2015 und in der Folge in Art. 34 mit dem Titel „Energie- und Umweltnachhaltigkeitskriterien" des Gesetzesdekrets 50/2016 „Beschaffungsgesetzbuch" (geändert durch das Gesetzesdekret 56/2017).